事例紹介

お悩み・依頼内容

委託先が株主優待品業務を行う繁忙期以外は、本社に２名が常駐し優待品の保管・発送を行わざるを得ない状況でした。さらに、株主様の電話の問い合わせに委託先の返答が遅いことで、クレームが発生していました。「この状況を改善したい」と依頼されました。

解決策の提案

通年、株主優待品事務局代行を受託。株主名簿管理システムの連携による、電話の問い合わせ対応の迅速化を提案しました。

改善策実行

優待品の適切な保管とスピーディーな発送が実現。システムによって電話の問い合わせの対応が効率的になり、問い合わせ内容のデータ化も行いました。

結果

優待品業務が、兼務の1名で対応可能となり、本業に専念できるように。また、年間約350件の電話の問い合わせにスムーズに対応でき、株主様からのクレームがほぼなくなりました。HDLの通年での見積り金額が、以前の委託先の4カ月分よりも安価で、業務の効率化とコスト削減にも貢献しました。

さらなる改善の提案

株主優待品関連の印刷物に問い合わせ内容を反映すること、店舗と優待品を連動することを提案し、印刷物の企画・制作を任されるようになりました。

優待券の利用データにより、店舗利用率・優待品利用率・未使用率を集計。不正利用防止や店舗販促、優待品改善に役立つ資料として提供しています。

優待品の在庫管理を主導し、申し込み内容の集計や発注数の見込みを提示。発注数や変更時期の資料を提出し、会議での適切な決定をサポートしています。